Factuur per e-mail ook rechtsgeldig
Staatssecretaris De Jager van Financiën verwacht dat deze versoepeling van de wetgeving het bedrijfsleven een besparing van 600 miljoen per jaar oplevert. Het beleidsbesluit betekent voor de dagelijkse praktijk dat een elektronische factuur niet meer voorzien hoeft te zijn van een digitale handtekening. Tot op heden moest een elektronische factuur “authentiek en integer” zijn. Om aan die eis van de Belastingdienst te voldoen, moest de factuur bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening bevatten. Dat hoeft nu niet meer.
Jurgen Warmerdam, woordvoerder Fiscale zaken van MKB Nederland, tempert de verwachtingen van Financiën enigszins. “Tot nu toe zijn het vooral grotere bedrijven die regelmatig digitale facturen verzenden, in het midden- en kleinbedrijf is het nog geen wijdverbreide toepassing. De administratieve lastenverlichting zal niet zo groot zijn, zolang er nog twee systemen – zowel papieren als elektronische facturen – naast elkaar worden gebruikt.” Warmerdam zegt dan ook de door Financiën verwachte besparing “met een korrel zout” te nemen. Toch ziet Warmerdam ook de voordelen van het besluit:
- Er kan worden volstaan met elektronische bestanden. Tot nu toe waren bedrijven verplicht er een papieren factuuradministratie naast te houden;
- Er is geen digitale handtekening meer nodig, wat zorgt voor lagere softwarekosten.
Anachron, marktleider in Nederland op het gebied van elektronische facturatie, reageert bij monde van CEO Frank Hoekstra verheugd op het besluit van staatssecretaris De Jager: "Hierdoor is elektronisch factureren voor elke ondernemer bereikbaar. Nu kan meer aandacht besteed worden aan het verminderen van handmatige processen voor de verwerking van facturen in plaats van aan het voldoen van de regels."
In EU-landen nog wel digitale handtekening
Overigens blijft de eis van een digitale handtekening nog wel van kracht binnen de Europese Unie. Bedrijven die zaken doen met het buitenland, hebben daarom vooralsnog weinig aan de nieuwe regeling. Staatssecretaris De Jager maakt zich wel hard voor een vereenvoudiging van de regelgeving e-facturen binnen de EU.
Let op: Een e-mail met de factuur in de 'platte tekst' zal als niet-rechtsgeldig worden beschouwd. De factuur moet in een aparte bijlage (bijvoorbeeld in PDF-bestandsformaat) worden verstuurd.
